اکسس چیست؟

آیا تا به حال نیازمند این شده اید که بخواهید مجموعه ای از اطلاعات را به صورت سازماندهی شده در کامپیوتر خود نگهداری کنید و در زمان لازم از آن ها استفاده کنید؟به نظر شما بهترین نرم افزار کدام است؟شاید پاسخ شما Word یا Excel باشد. پاسخ شما درست است.با کمک این نرم افزارها می توانید لیستی از اطلاعات خود را ذخیره کنید. ولی گاهی با اطلاعاتی سروکار داریم که روز به روز به حجم آن ها اضافه می شود و لیست اطلاعات ما بزرگ و بزرگ تر خواهد شد.در چنین شرایطی جستجو در این لیست ها و یافتن اطلاعات مورد نیاز بسیار مشکل و وقت گیر خواهد بود.از طرفی به دلیل زیاد شدن حجم اطلاعات، ناخواسته ممکن است اطلاعات تکراری به لیست اضافه شود.این مشکلات را چگونه می توان حل کرد؟

بانک اطلاعاتی چیست؟بانک اطلاعاتی مجموعه ای سازمان یافته از داده ها و اطلاعات مرتبط به یک موضوع است به طوریکه به آسانی می توان این داده ها را بازیابی و ویرایش نمود. این نرم افزارها امکاناتی را فراهم می کنند تا بتوان انواع متفاوت داده ها را ذخیره سازی، ویرایش و یازیابی نمود. بازیابی اطلاعات شامل استخراج اطلاعات مفید از داده های بانک اطلاعاتی در قالب های مختلف مثل فرم، گزارش و غیره است. 

به طور علمی‌تر، اکسس، سیستم مدیریت پایگاه داده‌ها (DB یا database) یا بانک اطلاعاتی رابطه‌ای است. دفترچه‌ی تلفن یا برنامه‌ی ۱۱۸ نوعی DB محسوب می‌شود.

آشنايي با برخي از اصطلاحات

موجوديت (Entity) : هر موضوعی که میخواهیم راجع به آن اطلاعاتی وارد کنیم.

جدول (Table): لیستی از سطرها و ستونهاست که داده ها در آنها نگهداری میشوند.

فیلد (Field): در جداول بانک اطلاعاتی، هر فیلد، یک ستون از جدول را شامل می شود که در واقع نمایانگر یک ویژگی از موجودیت است. و شامل دو جزء نام فیلد و مقدار فیلد است.

در هر جدول سطر اول به نام فيلدها و سطرهاي بعدي به مقادير فيلدها اختصاص مي يابد.

ركورد(Record): مجموعه اي از فيلدهاي مرتبط به يكديگر است . در هرجدول , هر سطر يك ركورد ناميده مي شود.

به صورت کلی اجزاي يك بانك اطلاعاتي شامل موارد زیر است:

1- جداول (Tables): هر داده، در یک خانه از جدول نگهداری میشود.

2- فرمها (Forms): واسطی کاربری برای ورود، ویرایش، حذف و نمایش داده ها.

3- پرس و جوها (Queries): جهت استخراج اطلاعات مورد نظر از يك يا چند جدول بانك اطلاعاتي مورد استفاده قرار می گیرد.

4- گزارشها (گزارشها): برای نمايش ، خلاصه سازي، ارسال و چاپ اطلاعات موجود در جداول بانكهاي اطلاعاتي استفاده مي شوند.

5- ماکروها (Macros): جهت سریع سازی کارها در بانکهای اطلاعاتی استفاده می شوند (بدون نیاز به برنامه نویسی).

6- ماژولها (Modules): همانند ماکروها باعث افزایش کارایی عملکرد بانکهای اطلاعاتی می شوند، البته از طریق برنامه نویسی.

تاکنون با مفاهیم مقدماتی Access آشنا شدیم و حالا به اجرای نرم افزار میپردازیم:

براي شناختن محيط نرم افزار access ابتدا بايد آن را اجراكنيد.براي اجراي اين برنامه، روي دكمه Start كليك كنيد و از زیر منوی Microsoft Office روی گزینه Microsoft Office access2016 کلیک کنید.

این صفحه برای شما باز می شود ،به خاطر داشته باشید بانک اطلاعاتی در اکسس با نام database ذخیره می شوند ،بروی blank desktop database کلیک کنید .

نرم افزار اکسس در ابتدا از شما نام و مسیر ذخیره سازی را می پرسد ،پس از وارد کردن این دو گزینه بروی create کلیک کنید .

در این قسمت شما محیط برنامه را میبینید .برای آشنایی با این قسمت ها می توانید اینجا کلیک کنید .

روشهای ساخت جدول : 

ساخت جدول به روش Design View

با استفاده از اين روش مي‌توانيد ساختار جداول ، فيلدها و خصوصيات را تنظيم نمودو يا مشاهده نمود.مراحل ساخت جدول در نمای طراحی ( Design View ) :واردکردن نام فیلد ها در قسمت Field Nameانتخاب نوع اطلاعات مربوط به هر فیلد در قسمت Data Typeاضافه کردن توضیحات مورد نیاز در قسمت Description

برای ادامه آموزش اینجا کلیک کنید .